Dieses Dokument ist unser Standardangebot nach Art. 28 DSGVO für Serverbetreiber, die KynxBot auf ihrem Discord-Server einsetzen. Es ist kein anwaltlich geprüftes Einzelmandat. Bei besonderen Risiken (z. B. Schulen, Behörden, Gesundheitsdaten) holt ihr bitte eigene Rechtsberatung ein.
Verantwortlicher für personenbezogene Daten der Servermitglieder im Sinne der Server-Moderation, Tickets, Begrüßungen und internen Community-Regeln ist in der Regel der jeweilige Discord-Serverbetreiber (Admin/Inhaber).
Auftragsverarbeiter für die technische Bereitstellung von KynxBot ist Julius Zeeck (KynxStudios), kynxbot.de (Kontaktdaten im Impressum).
Discord Inc. bleibt daneben Plattformanbieter. Google (Gemini) wird nur eingeschaltet, wenn der Serverbetreiber Voice-KI oder vergleichbare KI-Skills bewusst nutzt.
Der Auftragsverarbeiter stellt den Discord-Bot und das Dashboard bereit und verarbeitet dabei die Daten, die für die vom Verantwortlichen aktivierten Funktionen nötig sind (Konfiguration, Tickets, Leveling, Moderation, optionale KI).
Typischerweise: Discord-Nutzer-IDs, Nutzernamen, Rollen- und Kanal-IDs, vom Server konfigurierte Texte, Ticketinhalte, XP/Level, Moderationsvorgänge, optional Sprach- oder Chat-Kontext bei aktivierten KI-Funktionen. Einzelheiten stehen im Dateninventar.
Mitglieder und Besucher des Discord-Servers des Verantwortlichen, Team-Mitglieder (Moderatoren, Admins), Personen, die Tickets eröffnen oder über eine vom Verantwortlichen eingerichtete Schnittstelle (z. B. Kontaktformular, Spiel-Meldung) Anfragen stellen, sowie Personen, die in Sprachkanälen mit aktivierter Voice-KI sprechen.
Die Verarbeitung erfolgt nur zur Vertragserfüllung und nach den im Dashboard gesetzten Einstellungen des Verantwortlichen. Eine Nutzung für Werbung oder fremde Analysen findet nicht statt. Richtet der Verantwortliche Webhooks oder die Einstellungs-API ein, übermitteln wir die gewählten Ereignisdaten (z. B. Discord-IDs, Benutzernamen, Nachrichtentexte) auf seine Weisung an die von ihm angegebene Adresse; für diesen Empfänger (Vertrag, Drittland, Information der Mitglieder) ist allein der Verantwortliche zuständig.
Folgende Unterauftragsverarbeiter verarbeiten personenbezogene Daten im Auftrag:
Keine Unterauftragsverarbeiter (erhalten keine personenbezogenen Daten):
Drittländer: Personenbezogene Daten gehen nur an die oben genannten Unterauftragsverarbeiter und in Drittländer nur mit geeigneten Garantien (EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln). Weitere Übermittlungen in Drittländer erfolgen nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen – etwa wenn er selbst Webhooks, die Einstellungs-API oder einen eigenen KI-Schlüssel eines anderen Anbieters einrichtet (Voice-KI oder „KI-Modelle & Anbieter“ in den Server-Einstellungen); dafür ist er selbst verantwortlich.
Änderungen: Neue oder geänderte Unterauftragsverarbeiter kündigen wir mindestens 30 Tage vorher auf dieser Seite und auf dem Support-Server an. Der Verantwortliche kann innerhalb dieser Frist aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen; finden wir keine Lösung, kann er den Vertrag beenden, indem er den Bot entfernt und die Löschung veranlasst.
Die technischen und organisatorischen Maßnahmen (Art. 32 DSGVO) stehen in Anlage 1.
Auskunft über das eigene Website-Konto: Privacy-Center. Löschanträge zum Konto nimmt der Auftragsverarbeiter entgegen. Daten, die der Verantwortliche selbst im Server-Kontext hält (Tickets, Leveling, Konfiguration), löscht der Verantwortliche im Dashboard; der Server-Eigentümer kann außerdem im Profil die Löschung aller Daten seines Servers veranlassen.
Der Vertrag gilt, solange der Bot auf dem Server des Verantwortlichen installiert ist bzw. ein Website-Konto besteht. Nach Entfernen des Bots bleiben die Server-Daten noch 60 Tage erhalten (z. B. für einen Wechsel auf einen Whitelabel-Bot oder eine erneute Einladung) und werden danach automatisch gelöscht; eine technische Sicherungskopie wird nach weiteren 14 Tagen entfernt. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.
Setzt der Verantwortliche einen eigenen Bot (Whitelabel) ein, gilt dieser Vertrag gleichermaßen. Das Bot-Token wird verschlüsselt gespeichert und nur für den Betrieb dieses Bots genutzt; für das Discord-Entwicklerkonto des eigenen Bots ist der Verantwortliche selbst zuständig.
Der Server-Betreiber nimmt diesen AVV im Dashboard ausdrücklich an (Häkchen „Ich schließe den AVV als Verantwortlicher für diesen und alle weiteren Server ab, die ich mit KynxBot verwalte“). Die Annahme gilt einmal pro Konto und Version für alle Server, die diese Person verwaltet. Wir speichern dazu Discord-ID der annehmenden Person, Version und Zeitpunkt sowie für jeden betroffenen Server einen eigenen Nachweis. Solange keine ausdrückliche Annahme vorliegt, gilt der AVV mit dem Einladen und Weiterbetrieb des Bots als vereinbart. Eine unterschriebene Fassung kann über support@kynxbot.de angefragt werden. Version: 2026-11.
Stand: November 2026 · Vorlage, nicht anwaltlich zertifiziert